Muchos os preguntaréis cuáles son los documentos necesarios para poder realizar una importación y evitar problemas durante el proceso. Tener todos estos documentos en regla asegura que la operación sea fluida, legal y sin retrasos. Además, protege al importador/exportador frente a sanciones, demoras, y errores en el despacho.
¿Documentación que debes tener si quieres importar o exportar?
Importar o exportar mercancías implica que se debe cumplir con una serie de requisitos legales y logísticos que varían según el país y el tipo de producto. Por eso, te explicamos cuál es la documentación que debes tener para la importación exportación de mercancías y evitar problemas.
Factura comercial / Comercial invoice
La factura comercial es un documento clave en el comercio internacional. Es emitida por el vendedor (exportador) y entregada al comprador (importador). Se utiliza para acreditar la compraventa internacional de mercancías y sirve como base para:
- La declaración aduanera
- El pago de impuestos
- El control de cambio (cuando aplica)
- Y en muchos casos, el pago bancario (si se usa carta de crédito, por ejemplo)
La factura comercial es importante porque sirve como prueba legal de la transacción, es requerida por la aduana para calcular impuestos y aranceles, es clave para los bancos si hay financiamiento o pagos documentarios y ayuda a evitar demoras o rechazos en el despacho aduanero.
Es un documento que sirve como acuerdo entre el vendedor y comprador en el que se indican los datos de las partes involucradas, la descripción detallada de las mercancías (referencia, cantidad…), el precio de la mercancía, las condiciones de venta (incoterm), la fecha de transacción, el nº de factura, el nº de pedido, el origen de la mercancía y el método y condiciones de pago.
Los datos que deben contener la factura comercial son:
| CAMPOS | DESPCRIPCIÓN |
|---|---|
| Nombre y dirección del exportador | Quién vende la mercancía. Incluye RUC o identificador fiscal si es requerido |
| Nombre y dirección del importador | Quién compra. Igual que el anterior |
| Fecha de emisión | Día en que se emite la factura |
| Número de factura | Único por cada operación. Importante para el control fiscal y aduanero |
| Descripción de la mercancía | Detalle claro: tipo de producto, modelo, composición, uso, etc |
| Cantidad | Número de unidades, peso o volumen según corresponda |
| Precio unitario y total | Valor por unidad y valor total por línea |
| Moneda de la operación | USD, EUR, etc. Fundamental para el cálculo de impuestos |
| Incoterm y condiciones de venta | Ej. FOB, CIF, DDP, etc. Define responsabilidades, costes y riesgos |
| Medio de transporte | Marítimo, aéreo, terrestre o multimodal |
| País de origen de la mercancía | Para temas de aranceles y certificados de origen |
| Firma del exportador | No siempre es obligatoria, pero da validez y respaldo |
Lista de empaque o packing list
La Lista de Empaque es un documento que acompaña a la factura comercial, y detalla cómo está empacada la mercancía. Es emitida por el exportador y sirve para que tanto el importador, como los agentes de aduana y transportistas, puedan identificar físicamente el contenido de la carga. En él se indican la descripción de los productos, el número de unidades por paquete, el peso y volumen de cada paquete, identificación de los paquetes, instrucciones especiales de manejo y detalles del envío (nº de factura, datos importador y exportador…).
Es importante porque ayuda en la inspección aduanera, facilita la logística, evita errores o pérdidas durante el envío y puede ser usada por seguros para reclamar daños o faltantes.
| CAMPOS | DESPCRIPCIÓN |
|---|---|
| Nombre y dirección del exportador | Quien envía la mercancía |
| Nombre y dirección del importador | Quien la recibe |
| Fecha de emisión | Fecha del documento |
| Número de bultos o paquetes | Total de cajas, pallets, sacos, etc |
| Descripción del contenido por bulto | Qué contiene cada paquete: artículos, cantidades y presentación |
| Peso bruto y neto de cada bulto | Peso total con y sin embalaje |
| Dimensiones de los bultos | Largo, ancho y alto (para calcular volumen y espacio de carga) |
| Marca y numeración de los bultos | Identificación en cada bulto (por si se inspecciona o se daña uno) |
| Medio de transporte | Marítimo, aéreo, terrestre, etc |
| Firma del exportador (opcional) | Da respaldo al contenido declarado |
Documento de transporte
Es el documento que certifica el envío de mercancías desde el país de origen hasta el país de destino, nos sirve de prueba de la propiedad de las mercancías. En función del medio de transporte que utilicemos, realizaremos un documento de transporte.
En el comercio internacional, los documentos de transporte son esenciales para acreditar el envío de mercancías, y permiten mover legalmente los productos entre países por distintos medios. Es el documento que emite el transportista (naviera, aerolínea, empresa de transporte terrestre, etc.) para confirmar que ha recibido la mercancía y que se encargará de transportarla desde el lugar de origen hasta el destino acordado.
¿Por qué es importante?
- Sirve como prueba de entrega al transportista.
- Contiene información logística clave (rutas, peso, consignatario, tipo de carga).
- En muchos casos, es un título de propiedad (quien lo posee, puede reclamar la mercancía).
- Es obligatorio para el despacho aduanero en importación y exportación.
- También se usa en pagos documentarios (cartas de crédito, etc.).
Según el modo de transporte existen diferentes tipos de documentos: Conocimiento de Embarque (BL), Documento Aereo (AWB), Carta de porte (CMR)
Certificado de origen
El Certificado de Origen (CO) es un documento que acredita oficialmente el país de fabricación o producción de una mercancía que se exporta.
Lo emite una entidad autorizada (como una cámara de comercio, entidad gubernamental o autoridad aduanera) y lo presenta el exportador, para que el importador pueda obtener reducción o exención de aranceles en el país de destino, siempre que haya un acuerdo comercial vigente.
Existen dos tipos de certificados de origen:
- Origen preferencial: Permite obtener exención parcial o total de aranceles en el marco de acuerdos comerciales.
- Origen no preferencial: Acredita el origen sin generar beneficios arancelarios (usado por requerimientos de ciertos países o por razones estadísticas/políticas).
Póliza de seguro
La póliza de seguro en comercio internacional es un documento que cubre los riesgos asociados al transporte de mercancías, como daños, pérdida o robo durante el tránsito.
Este seguro protege tanto al exportador e importador, asegurando que la mercancía llegue de manera segura y protegiendo a ambas partes contra las posibles pérdidas o daños de las mercancías durante el trayecto.
Su cobertura depende del Incoterm acordado en el contrato de venta.
¿Qué puede ocurrir si no tienes todos estos documentos?
Si no cuentas con todos los documentos necesarios para importar o exportar, puedes enfrentar retrasos en aduanas, multas, costes adicionales por almacenamiento, e incluso la pérdida de la mercancía. Además, podrías tener problemas legales y perder la confianza de tus clientes o proveedores. Esto es especialmente crítico en productos regulados como alimentos, químicos o equipos médicos.
Para evitar estos riesgos, es recomendable informarse bien sobre los requisitos del país y producto, y contar con el apoyo de un agente de aduanas.
¿Es posible que pueda necesitar algún documento más?
Será obligatorio que las empresas que realicen operaciones de importación y exportación con países fuera de la UE tengan un número EORI (Economic Operators Registration and Identification). Se trata de un código de identificación de operador económico asignado por las autoridades aduaneras de la Unión Europea para realizar transacciones con terceros países.
Este número se solicita en la autoridad aduanera correspondiente a tu país (en España, concretamente, a través de la Agencia Tributaria).
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